Základné pravidlá práce s osobnými údajmi pre realitného makléra

Nábor nehnuteľnosti

• Na získavanie osobných údajov klienta používajte výlučne formuláre pripravené Realitnou kanceláriou.
• Zbierajte iba osobné údaje, ktoré sú uvedené na formulároch Realitnej kancelárie.
• Zbierajte iba osobné údaje klienta (osoby, ktorá daný formulár podpisuje).
• Pri fotografovaní nehnuteľnosti dbajte na to, aby ste minimalizovali riziko, že nehnuteľnosť môže byť identifikovateľná tretími osobami, najmä:
  • pri fotografovaní exteriéru sa vyhnite identifikačným znakom nehnuteľnosti (tabuľka s označením ulice, tabuľka so súpisným a orientačným číslom, označenie vlastníka nehnuteľnosti)
  • pri fotografovaní interiéru sa vyhnite citlivým záberom (napr. klient je v zábere, zábery na fotografie klientov zavesené na stenách alebo rozmiestnené v interiéri, rôzne certifikáty a vizitky s osobnými údajmi)

Inzercia a propagácia nehnuteľnosti

• Propagácia nehnuteľnosti nemá obsahovať osobné údaje klientov.
• Zverejnené fotografie nemajú obsahovať osobné údaje.

Záujemca

• Pri kontaktovaní zo strany záujemcu o určitú nehnuteľnosť získavajte iba nevyhnutné kontaktné údaje klienta (meno, priezvisko, telefonický kontakt, adresa elektronickej pošty).
• Bez súhlasu záujemcu nie je možné viesť žiadnu osobitnú evidenciu osobných údajov záujemcu.

Obhliadky

• Ak spisujete so záujemcom záznam o obhliadke, zaznačte do formulára iba tie osobné údaje, ktoré formulár predpokladá.
• Ak má klient záujem o kontaktovanie ohľadom ďalších nehnuteľností, ktoré spĺňajú ním vybrané kritériá, je potrebné, aby na takéto spracovanie osobných údajov poskytoval svoj súhlas. Vyplňte vo formulári príslušnú časť. V tomto prípade je obzvlášť dôležité, aby klient formulár podpísal.
• Na zadnej strane formuláru sa nachádzajú informácie o spracovaní osobných údajov v súlade so všeobecným nariadením o ochrane osobných údajov.

Ukončenie obchodného prípadu bez realizácie

• Ak dôjde k ukončeniu sprostredkovateľskej činnosti (napr. klient vypovedal zmluvu alebo obchod zrealizoval niekto iný), je potrebné bez zbytočného odkladu ukončiť propagáciu nehnuteľnosti.
• Inzerciu je potrebné ukončiť aj na webovom prostredí.
• Osobné údaje klienta nie je možné ďalej využívať.
• Dokumentáciu k uzavretému obchodnému prípadu je potrebné odovzdať Realitnej kancelárii.

Zmluvná dokumentácia

• Na získavanie osobných údajov pre potreby vyhotovenia zmluvnej dokumentácie používajte určený formulár.
• Ak sa formulár alebo zmluva zasiela elektronickou formou, poučte klienta o potrebe zabezpečenia dokumentu heslom. Heslo by malo byť komunikované iným spôsobom (ak sa formulár zasiela e-mailom, heslo môže byť zaslané napr. formou SMS).
• Podpísaná zmluvná dokumentácia sa klientom odovzdáva prioritne osobne. Iba vo výnimočných prípadoch je možné zaslať dokumentáciu poštou. V takom prípade zasielajte zmluvu prostredníctvom kuriéra, alebo poštovou prepravou ako doporučenú zásielku (s doručenkou, v prípade potreby aj so službou „do vlastných rúk“).

Preprava dokumentov

• Ak zabezpečujete prepravu dokumentov, ktoré obsahujú osobné údaje (napr. pri doručovaní na kataster), dbajte na ich náležitú ochranu. Dokumenty nenechávajte bez dozoru, majte ich pri sebe a prepravujte ich v nepriehľadných obaloch, aby dokumenty neboli viditeľné.